《弗吉尼亚州信息自由法》规定的请求者的权利和弗吉尼亚州野生动物资源部的责任
《弗吉尼亚州信息自由法》（FOIA）位于《弗吉尼亚州法典》第2 . 2 - 3700条以下各节，该法案保障联邦公民和媒体代表能够查阅公共机构、公职人员和公职人员所持有的公共记录。
公共记录是指由公共机构或其官员、雇员或代理人在处理公共事务时准备、拥有或持有的任何书面或记录——无论是纸质记录、电子文件、音频或视频记录还是任何其他格式。所有公共记录都被视为公开，并且只有在特定的法定豁免情况下才可以保留。
FOIA的政策规定，FOIA的目的是提高所有人对政府活动的认识。为推进这一政策，FOIA要求对法律进行宽泛的解释，以促进信息获取，而对保留公共记录的豁免条款进行严格的解释。
您的FOIA权利
- 您有权要求检查或获取公共记录的副本，或两者兼而有之。
- 您有权要求提前估算所请求记录的任何费用。公共机构必须书面通知请求者，公共机构可以收取合理费用，但不得超过其访问、复制、提供或搜索所请求记录的实际成本，并询问请求者是否愿意在提供所请求记录之前请求成本估算。
- 如果您认为您的 FOIA 权利受到侵犯，您可以向地区或巡回法院提交请愿书，强制遵守 FOIA。或者，您可以联系 FOIA 委员会寻求非约束性的咨询意见。可以通过电子邮件foiacouncil@dls.virginia.gov联系该委员会，或拨打 ( 804 ) 698 - 1810或免费电话1-866-448-4100 。
向弗吉尼亚州野生动物资源部申请记录
- 您可以通过美国邮政、传真、电子邮件、亲自或通过电话申请记录——FOIA不要求您使用任何特定的方法来传达您的请求。FOIA 也不要求您的请求以书面形式提出，也不需要声明您是根据 FOIA 请求记录的。
- 从实际角度来看，以书面形式提出请求可能对您和接收请求的人都有帮助。这使您能够创建您的请求记录。它还清楚地说明了您所请求的记录，这样就不会因口头请求而产生误解。但是，如果您选择不以书面形式提出，我们不能拒绝回应您的 FOIA 请求。
- 您必须“合理且具体的”说明您所寻求的记录。这是一个基本常识的规定。此规定并不涉及或限制您所请求的记录的数量或体积；相反地，它规范申请者提供足够且具体的信息，以便我们能够识别和定位您所寻找的记录。
- 您的申请必须要求提供现有记录或文件。FOIA赋予您检查或复制记录的权利；它不适用于您询问有关野生动物资源部工作的一般性问题的情况，也不要求野生动物资源部创建不存在的记录。
- 您可以选择接收野生动物资源部在正常业务过程中使用的任何格式的电子记录。
- 例如，如果您请求在 Excel 电子表格中保存的记录，您可以选择通过电子邮件、计算机磁盘或闪存驱动器以电子方式接收这些记录，或者接收这些记录的打印副本。
- 如果我们对您的请求有疑问，请配合工作人员，以澄清您所寻求的记录类型。若请求较大，尽可能与工作人员达成合理的的回复协议。提出FOIA申请并不是一个对抗性的过程，但我们可能需要与您讨论您的申请，以确保我们了解您所需的记录。
要从野生动物资源部索取记录，您可以直接向 DWR 的 FOIA 官员 Jessica Schiarelli 提出请求。您可以通过以下表格或foia@dwr.virginia.gov与她联系，或致电 ( 804 ) 367 - 0077 。您还可以就有关向野生动物资源部索取记录的问题与她联系。
此外，信息自由咨询委员会可以解答您关于FOIA如何运作的任何问题。该委员会是在州政府立法部门设立的，旨在就FOIA的运作和应用发表意见、出版教育材料并提供有关FOIA的培训。但是，请注意，该委员会不是记录存储库，不代表其他公共机构处理记录请求，也不是调查或执法机构。可以通过电子邮件foiacouncil@dls.virginia.gov联系该委员会，或拨打 ( 804 ) 698 - 1810或免费电话1-866-448-4100 。
您还可以通过向 FOIA 委员会提交公众意见表，提供有关您在公共记录请求方面所获得的帮助质量的反馈。该表格可在FOIA 委员会的网站上找到。该表格包含有关如何提交的说明。
野生动物资源部在回应您的请求时的责任
- 野生生物资源部必须在收到您的申请后五个工作日内做出答复。"第一天 "是指收到申请后的工作日。五天期限不包括周末、节假日或野生动物资源部休息的其他日子。
- 您申请公共记录的原因并不重要，在我们答复您的申请之前，您不必说明您想要记录的原因。但是，FOIA确实允许野生动物资源部要求您提供姓名和法定地址。
- FOIA 要求野生动物资源部在五天期限内对您的请求做出以下回应之一：
- 我们为您提供您所要求的记录。
- 我们保留您所要求的所有记录，因为所有记录都受到特定法定豁免的约束。如果所有记录都被保留，我们必须以书面形式答复您。该书面文件必须标明所保留记录的数量和主题，并说明弗吉尼亚州法典或其他适用法律允许我们保留记录的具体章节。
- 我们提供您所要求的一些记录，但保留其他记录。如果只有一部分记录符合豁免条件，我们就不能保留整个记录。在这种情况下，我们可能会删除可能被保留的记录部分，并且必须向您提供记录的其余部分。我们必须向您提供书面回复，说明弗吉尼亚州法典或其他适用法律中允许保留部分所请求记录的具体条款。
- 我们以书面形式通知您，所请求的记录无法找到或不存在（我们没有您请求的记录）。但是，如果我们知道另一个公共机构拥有所要求的记录，我们必须在回复中包括该其他公共机构的联系信息。
- 如果野生动物资源部实际上不可能在五天期限内回复您的请求，我们必须以书面形式说明，并解释导致无法回复的情况。这将使我们有额外 7 个工作日来回复您的请求，总共有12工作日来回复您的请求。对于根据《弗吉尼亚州法典》第2 . 2 - 3706 . 1条要求提供的刑事调查档案，我们还可以有额外60工作日来回应您的请求，因此我们总共有65工作日来回应您的请求。
- 如果您提出请求，而我们确定由于所请求记录的数量或查找所请求记录的研究，我们无法在不影响我们其他组织职责的情况下在12工作日内回复您的请求，我们将与您联系，尽合理努力就何时生成记录达成协议。但是，如果我们无法达成这样的协议，我们可能会向法院申请更多时间来回应您的请求。
收费
- 公共机构可以收取合理费用，但不得超过其获取、复制、提供或搜索所要求记录的实际成本。任何公共机构不得征收任何额外的、中介的或多余的费用或开支，以弥补与创建或维护记录或处理公共机构一般业务相关的一般成本。公共机构收取的任何复制费用不得超过复制的实际成本。在进行记录搜索之前，公共机构应书面通知请求者，公共机构可以收取合理费用，但不得超过其访问、复制、提供或搜索所请求记录的实际成本，并询问请求者是否愿意在提供所请求记录之前请求成本估算，如《弗吉尼亚州法典》第2 . 2 - 3704节 F 小节所述。
- 您可能需要为从野生动物资源部索取的记录付费。FOIA允许我们收取响应FOIA请求的实际费用。 这将包括员工搜索所需记录所花费的时间、复印费用或与提供所需记录直接相关的任何其他费用。任何费用均不得包括一般管理费用。
- 如果我们估计回复您的请求的费用将超过200美元，再继续处理您的请求前，我们可能会要求您支付一笔押金，该押金不得超过估算金额。五天的回复期限不包括我们要求押金和您回复的时间。
- 您可以要求我们提前估算提供您所要求的记录的费用。这样您就可以预先了解任何费用，或者有机会修改您的申请，以降低估计费用。我们对您的请求做出答复的五天时间不包括从我们向您发送估价到您做出答复之间的时间。如果您未在30 天内做出答复，您的申请将被视为撤回。
- 如果您因之前的 FOIA 请求而欠我们钱，且超过30天未付款，野生动物资源部可能会要求您先支付逾期账单，然后才会回复您的新的 FOIA 请求。
记录类型
以下是野生动物资源部保存的记录类型的一般描述：
- 野生动物资源部员工和官员的人事记录
- 野生动物资源部签订的合同记录
- 与野生动物、栖息地、野生动物和栖息地管理、狩猎、捕鱼、诱捕和划船相关的记录
- 与野生动物资源部拥有和/或管理的土地、船坡道和其他设施相关的记录
- 与弗吉尼亚州自然保护警察执法活动相关的记录
- 与野生动物资源部出版物、社交媒体和营销活动相关的记录
- 与部门财务运作有关的记录
如果您不确定野生动物资源部是否拥有您查找的记录，请直接通过foia@dwr.virginia.gov或 ( 804 ) 367 - 0077联系 DWR 的 FOIA 官员 Jessica Schiarelli，或联系野生动物资源部，收件人：FOIA 合规官，PO邮箱90778 ，亨利科，弗吉尼亚州23228 - 0778 。
常用豁免
《弗吉尼亚州法典》允许任何公共机构禁止公开某些记录。虽然野生动物资源部在回应FOIA请求时可以援引任何合法允许的豁免，但它通常会保留以下豁免的记录：
- 人事记录（§ 2 . 2 - 3705 . 1（弗吉尼亚法典1 ）
- 受律师-客户保密权保护的记录（§ 2 . 2 - 3705 . 1（ 2 ））或律师工作成果（§ 2 . 2 - 3705 . 1（ 3 ）
- 供应商专有信息（§ 2 . 2 - 3705 . 1（ 6 ））
- 与合同谈判和授予相关的记录（在合同授予之前）（§ 2 . 2 - 3705 . 1（ 12 ））
- 与正在进行的刑事调查或诉讼有关的刑事调查档案（§ 2 . 2 - 3706 . 1 (C)）
- 在匿名承诺下提供有关犯罪或犯罪活动信息的任何个人的身份（§ 2 . 2 - 3706 (C)）
- 适用于执法记录的其他排除条款（§ 2 . 2 - 3706 (B)）
- 关于稀有、受威胁、濒危或其他濒危动植物物种、自然群落和洞穴的具体位置的信息 (§ 2 . 2 - 3705 . 7 ( 10 ))
关于使用豁免的政策
- 野生动物资源部的一般政策是在适用的情况下援引人事记录豁免，以保护野生动物资源部员工和官员的隐私。
- 野生动物资源部的一般政策是，只要适用合同谈判豁免，就援引该豁免，以保护野生动物资源部的谈判地位和谈判策略。
- 野生动物资源部的一般政策是援引与执法记录相关的豁免来保护犯罪受害者的安全和权利、犯罪证人的安全、执法部门调查犯罪的能力以及有效起诉犯罪的能力。
- 野生动物资源部的一般政策是援引与稀有、受威胁、濒危或其他濒危动植物物种、自然群落和洞穴的特定地点相关的豁免，以保护这些资源免遭故意伤害或夺取。
修订日期： 9年 1 月， 2023